Die wesentlichen Unterschiede zwischen Datenwörterbuch, Dateninventar und Datenkatalog verstehen

Um eine große Menge an Informationen effektiv zu verwalten, ist es wichtig, die in der Datenverwaltung verwendeten Werkzeuge und Konzepte zu verstehen. Drei Schlüsselbegriffe, die in diesem Zusammenhang häufig auftreten, sind Datenwörterbuch, Dateninventar und Datenkatalog.

Übersicht über Datenkonformität | Regulatorische Rahmenbedingungen

Obwohl diese Begriffe manchmal austauschbar verwendet werden, beziehen sie sich tatsächlich auf unterschiedliche Aspekte des Datenmanagements. Dieser Leitfaden erläutert deren Definitionen, Zwecke und Beispiele. Darüber hinaus wird aufgezeigt, wie sie zusammenarbeiten, um ein solides Datenmanagement-Framework zu schaffen.

Datenwörterbücher

Ein Datenwörterbuch, auch bekannt als Metadaten-Repository, ist eine zentrale Ressource. Es liefert detaillierte Informationen über die Struktur, das Format und die Bedeutung von Datenelementen. Diese Informationen beziehen sich auf eine Datenbank oder ein Informationssystem.

Dieser Leitfaden richtet sich an Entwickler, Datenbankadministratoren und andere technische Interessengruppen. Sie müssen die Komplexität einer Datenbank verstehen.

Ein Datenwörterbuch hilft dabei, sicherzustellen, dass Daten im gesamten Unternehmen konsistent und klar definiert und verwendet werden.

Durch die Bereitstellung einer einzigen Quelle für Daten-Definitionen hilft es, Unklarheiten, Fehlinterpretationen und doppelte Aufwände zu vermeiden. Datenwörterbücher enthalten typischerweise Informationen wie:

• Tabellen- und Spaltennamen
• Datentypen und -längen
• Einschränkungen und Standardwerte
• Beziehungen zwischen Tabellen
• Geschäftsregeln und Definitionen

Beispiel eines Datenwörterbuchs

Betrachten wir ein Einzelhandelsunternehmen, das eine Produktdatenbank unterhält. Das Datenwörterbuch für diese Datenbank würde Einträge wie folgt enthalten:

• Tabelle: Produkte
• Spalte: ProductID (Ganzzahl, Primärschlüssel)
• Spalte: Produktname (Zeichenkette, max. Länge 100)
• Spalte: Kategorie (Zeichenkette, max. Länge 50)
• Spalte: Preis (Dezimal, Präzision 10, Skalierung 2)
• Spalte: Lagerbestand (Ganzzahl)

Dieses Datenwörterbuch bietet eine klare und präzise Beschreibung der Struktur und des Formats der Tabelle Produkte, was es Entwicklern und Analysten erleichtert, mit den Daten zu arbeiten.

Vorteile eines Datenwörterbuchs

Ein gut gepflegtes Datenwörterbuch bietet einer Organisation mehrere Vorteile, darunter:

1. Bessere Datenqualität: Ein Datenwörterbuch hilft dabei, die Daten genau und zuverlässig zu halten, indem es für eine konsistente Definition und Formatierung sorgt.
2. Effizienz: Eine zentrale Quelle für Definitionen ermöglicht es Entwicklern und Analysten, die Datenbankstruktur leicht zu verstehen, wodurch Zeit gespart wird.
3. Verbesserte Zusammenarbeit: Es erleichtert die Kommunikation, indem es eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis der Daten bereitstellt.
4. Vereinfachte Wartung: Es unterstützt bei der Verwaltung von Datenbankänderungen und verringert das Risiko von Inkonsistenzen oder Fehlern.

Dateninventare

Während ein Datenwörterbuch die Struktur und Bedeutung von Datenbankelementen beschreibt, erfasst ein Dateninventar alle Datenbestände einer Organisation.

Ein Inventar ist eine Liste aller Datenbestände in einer Organisation. Dazu gehören Datenbanken, Tabellenkalkulationen, Berichte und andere Datenquellen.

Der Hauptzweck eines Dateninventars besteht darin, einen umfassenden Überblick über die Datenlandschaft einer Organisation zu bieten. Es hilft, Fragen wie die folgenden zu beantworten:

• Welche Datenbestände haben wir?
• Wo werden sie gespeichert?
• Wer besitzt und pflegt jeden Bestand?
• Wie werden die Daten genutzt?
• Wie ist die Qualität und Vollständigkeit der Daten?

Beispiel eines Dateninventars

Angenommen, ein Produktionsunternehmen möchte ein Dateninventar erstellen. Es würde damit beginnen, alle Datenbestände zu identifizieren, wie zum Beispiel:

• Enterprise Resource Planning (ERP)-System
• Customer Relationship Management (CRM)-Datenbank
• Supply-Chain-Management-System
• Qualitätskontrolldatenbanken
• Vertriebs- und Marketing-Tabellenkalkulationen

Für jeden Bestand erfasst das Inventar folgende Informationen:

• Dateninhaber und Datenverwalter
• Speicherort und Format
• Aktualisierungshäufigkeit und Aktualität
• Zugriffsberechtigungen und Sicherheitskontrollen
• Metriken zur Datenqualität und -vollständigkeit

Vorteile eines Dateninventars

Die Pflege eines vollständigen Inventars bietet Vorteile wie:

1. Besseres Datenmanagement und Nachverfolgung der Compliance
2. Erhöhte Datensicherheit durch Transparenz über sensible Daten
3. Erhöhte Effizienz durch Verringerung doppelter Arbeitsaufwendungen
4. Stärkere Entscheidungsfindung, gestützt durch ein klares Verständnis der verfügbaren Daten

Datenkataloge entdecken

Ein Datenkatalog ist ein durchsuchbarer Index von Datenbeständen, der es Nutzern ermöglicht, Daten leicht zu finden, zu verstehen und darauf zuzugreifen.

Er basiert auf dem Dateninventar, indem er reichhaltigere Metadaten, Datenherkunft und Bewertungen der Datenqualität hinzufügt.

Datenkataloge helfen, den Zugang zu Daten in der gesamten Organisation zu demokratisieren, insbesondere für Analysen und Berichterstattung.

Beispiel eines Datenkatalogs

Stellen Sie sich einen Gesundheitsdienstleister vor, der einen Datenkatalog verwendet. Ein Data Scientist, der nach Patienteninformationen sucht, kann die Schlagwortsuche des Katalogs nutzen, um relevante Datensätze aus klinischen Aufzeichnungen und Forschungsstudien zu finden. Jeder Datensatz enthält:

• Detaillierte Metadaten und Schema
• Datenherkunft, die zeigt, woher die Daten stammen
• Beispielaufzeichnungen zur Vorschau
• Qualitätsbewertungen und Nutzerkommentare

Vorteile eines Datenkatalogs

Ein gut eingesetzter Datenkatalog bietet:

1. Einfacheres Auffinden von Datensätzen über verschiedene Silos hinweg
2. Bessere Governance durch Transparenz bei Besitz und Zugriff
3. Verbesserte Zusammenarbeit durch Kennzeichnung, Bewertung und Teilen
4. Schnellere Analysen und sicherere Entscheidungsfindung

Alles zusammenführen

Jedes dieser Werkzeuge spielt eine einzigartige Rolle:

• Datenwörterbuch: definiert einzelne Elemente
• Dateninventar: verfolgt übergeordnete Bestände
• Datenkatalog: unterstützt den Zugriff, die Auffindbarkeit und Zusammenarbeit

Gemeinsam bilden sie eine kohärente Datenstrategie. Für beste Ergebnisse:

• Klare Datenverantwortung zuweisen
• Metadaten standardisieren
• Die Auffindbarkeit soweit wie möglich automatisieren
• Benutzer in der Anwendung des Datenkatalogs schulen

Moderne Herausforderungen und Automatisierungsstrategien

In groß angelegten Umgebungen wird es zunehmend schwieriger, Konsistenz zwischen Wörterbüchern, Inventaren und Katalogen aufrechtzuerhalten. Daten sind oft über Cloud-Plattformen, Schatten-Systeme und unstrukturierte Speicher verteilt. Manuelle Nachverfolgung skaliert nicht – und hier macht Automatisierung den Unterschied.

Moderne Plattformen nutzen automatisierte Datenerkennung, um sensible Informationen über verschiedene Quellen hinweg zu scannen und zu klassifizieren. Tools wie DataSunrise helfen dabei, persönliche und regulierte Daten zu erkennen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Metadatenfelder ohne manuellen Aufwand zu füllen. Dies beschleunigt Updates des Katalogs und hält Ihr Inventar in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Gegebenheiten.

Automatisierung unterstützt auch Compliance-Bemühungen. Ob es sich um die DSGVO, HIPAA oder CCPA handelt, Regulierungsbehörden erwarten aktuelle Aufzeichnungen darüber, wo sensible Daten gespeichert sind, wer sie besitzt und wie sie geschützt werden. Durch die Integration der Datenerkennung in Ihren Data-Governance-Stack können Sie diese Anforderungen erfüllen und schnell auf Audits oder Auskunftsersuchen reagieren.

Fazit

Datenwörterbuch, Dateninventar und Datenkatalog sind nicht redundant – sie ergänzen einander. Zusammen verbessern sie die Sichtbarkeit, Governance und Nutzbarkeit von Unternehmensdaten. Organisationen, die alle drei einsetzen, werden über bessere Entscheidungsfindung, regulatorische Bereitschaft und einen Wettbewerbsvorteil verfügen.