
Conformità SOX. Panoramica e Checklist.
La conformità normativa è una parte importante del business, soprattutto quando si fa parte di un servizio finanziario. Inoltre, è necessario essere sempre consapevoli di una possibile perdita di dati sensibili, altrimenti si rischia di perdere la fiducia dei clienti e la propria reputazione. In questo articolo, conoscerai una delle procedure normative più significative, il Sarbanes – Oxley Act, comunemente noto come SOX.
Chi Deve Conformarsi al SOX?
Il SOX si applica a tutte le aziende che operano negli Stati Uniti e alle società le cui azioni sono quotate nelle borse valori degli Stati Uniti, indipendentemente dal luogo di registrazione e dall’ambito della società. Il SOX si applica anche alle società di revisione contabile che conducono audit di conformità SOX. La conformità a SOX sarà richiesta alle società quando iniziano un’offerta pubblica iniziale (IPO).
Cosa Devi Sapere sulla Conformità SOX
Nel 2002 il Congresso degli Stati Uniti ha emanato il Sarbanes – Oxley Act per proteggere le società pubbliche da azioni fraudolente interne ed esterne e rendere più trasparenti le dichiarazioni finanziarie. È stata una risposta agli scandali aziendali e contabili in famose aziende come Enron, Adelphia e WorldCom. Grazie a questo atto, le società quotate in borsa (incluso quelle estere) formalizzano il loro sistema di controlli e bilanciamenti. Il punto chiave del SOX è costruire relazioni di fiducia tra le società e i loro stakeholder. Per essere pronti per l’audit SOX, dovresti conoscere alcuni requisiti.
- I CEO e CFO sono personalmente responsabili di tutti i documenti aziendali, che devono essere completi e accurati. È il requisito della sezione 302 del SOX. Inoltre, diventano responsabili di tutti i controlli interni e della revisione dei controlli negli ultimi 90 giorni.
- Tutte le carenze devono essere segnalate seguendo la procedura corretta il prima possibile per garantirne la trasparenza.
- Assicurati che la tua politica di sicurezza dei dati sia aggiornata e mantenuta da tutti gli utenti. Ogni azienda dovrebbe avere una strategia di sicurezza dei dati completa. Dovrebbe essere implementata per proteggere e mettere in sicurezza tutte le informazioni finanziarie durante il flusso di lavoro.
- La documentazione deve essere disponibile in qualsiasi momento con dati aggiornati. Ciò dimostra che l’azienda è conforme e monitora continuamente le misure di conformità SOX.
A proposito, dovresti capire che il SOX riguarda anche il tuo reparto IT, poiché sono responsabili dell’archiviazione della documentazione aziendale. Significa che devi prestare molta attenzione anche a come vengono archiviati i documenti per conformarti al SOX.
Checklist SOX
È difficile tenere tutto a mente. Ecco perché avere una checklist per la conformità SOX è una cosa molto utile. Finché la possiedi, sarai in grado di tenere a mente tutto ciò su cui devi concentrarti e seguire la strada giusta. Qui abbiamo alcune considerazioni su ciò che dovrebbe essere incluso nella tua lista:
- Rimani sempre aggiornato. Assicurati che il tuo software sia configurato correttamente e non sia abbandonato dal fornitore.
- Fornisci il livello di accesso necessario per il revisore per controllare la tua documentazione finanziaria. Deve essere chiaro e comprensibile. Non dovrebbero esserci modifiche, poiché tutte le tue dichiarazioni saranno confrontate con quelle precedenti.
- Non rimandare la segnalazione delle violazioni e di eventuali problemi connessi con le procedure di conformità.
- Sii consapevole di eventuali avvisi e tienili registrati. Ti darà molti vantaggi nel periodo di audit, ma devi mantenere tutto durante tutto l’anno.
Naturalmente, puoi ampliare questa lista. Qui ti diamo solo il nucleo, le cose più importanti. I prossimi passi toccheranno a te. E una cosa importante che dovresti scrivere nel tuo promemoria è che tutti i registri finanziari, le email e qualsiasi altra informazione collegata all’azienda devono essere disponibili per i revisori per almeno 5 anni.
Controlli Interni SOX
Per essere pronti per l’audit, devi assicurarti che tutti i tuoi sistemi interni siano aggiornati e organizzati. Significa che devi sapere come vengono conservati tutti i dati. Include l’accesso, la sicurezza, il backup dei dati e la gestione dei cambiamenti. Questi quattro controlli interni saranno esaminati dai revisori come parte dell’audit annuale. È significativo mostrare la tua portata in questi controlli. Secondo la sezione 404 del SOX, ogni anno i revisori controlleranno come mantieni i controlli interni. Esaminiamo ciascun controllo più da vicino:
- Accesso. Ci sono due tipi di controlli: fisici ed elettronici. Ogni utente ha accesso solo alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. È uno degli obiettivi principali dell’audit SOX.
- Sicurezza. Significa che puoi proteggere il tuo sistema da una violazione dei dati.
- Backup dei dati. Significa che hai tutti i tuoi rapporti finanziari nei backup fuori sede.
- Gestione delle modifiche. Significa che dovresti mantenere tutti i tuoi processi aggiornati che ti permettono di tenere traccia degli utenti, e anche installare nuovo software per modificare e aggiornare il tuo database.
Vale la pena menzionare che le aziende dovrebbero assumere agenzie di revisione indipendenti per scopi SOX. In modo che una stessa azienda di revisione non possa fare audit diversi per te. È necessario per prevenire i conflitti di interesse, in quanto i revisori SOX verificano i tuoi bilanci finanziari.
Software di Conformità
Per essere conformi al SOX è essenziale dimostrare la tua competenza nei controlli interni. Questi controlli sono creati per identificare e prevenire errori e frodi nei tuoi registri finanziari. Per dimostrare la tua competenza nella conformità SOX devi sempre essere sicuro che tutto sia sotto il tuo controllo. Poiché anche il team IT è responsabile della conformità, questo reparto necessita di supporto. Ad esempio, una soluzione accurata che automatizza gran parte del lavoro di routine. Qui puoi utilizzare il software di conformità. Scopri la piattaforma di sicurezza dei Dati e Database di DataSunrise che rende il tuo audit più semplice e il SOX non sarà più difficile:
- Monitora tutte le modifiche che influiscono sulle transazioni finanziarie come le modifiche ai dati e le configurazioni del database. Inoltre, puoi eseguire l’audit dell’accesso ai documenti archiviati in Amazon S3 e mascherarli se è necessario nascondere alcune informazioni sensibili per determinati utenti. DataSunrise ti permette di scegliere la modalità di implementazione più adatta: Proxy, Sniffer o lettura dei log di audit del database.
- Proteggi i dati finanziari dall’accesso non autorizzato. DataSunrise ti consente di configurare facilmente il livello di accesso degli utenti ai dati, fornendo loro privilegi minimi e sufficienti.
- Centralizza e automatizza le regole di audit, la sicurezza e le configurazioni di mascheramento dinamico grazie al nostro compliance manager. Ti aiuta a mantenere diverse normative, inclusa la SOX. Qui usiamo la scoperta periodica di dati sensibili utilizzando le relazioni tra tabelle.
- Separa i compiti e garantisci l’indipendenza degli auditor. DataSunrise Audit e Security ti aiuta a controllare l’accesso degli utenti. Ogni utente avrà accesso solo ai dati necessari. Aiuta a prevenire attività fraudolente e manomissioni dei log di audit.
- Conosci le vulnerabilità di una specifica versione del database. Il software DataSunrise scansiona tutti i database e valuta le loro vulnerabilità. Vedrai i problemi esistenti e i passaggi di rimedio suggeriti.
- Trasferisci in modo sicuro solo le informazioni necessarie tra i diversi dipartimenti della tua azienda con il mascheramento statico dei dati. Ti permette di creare un set di dati correttamente limitato con una sostituzione selezionata dei dati privati reali con valori falsi.
- Visualizza ogni attività degli utenti interni ed esterni grazie al sistema di reportistica semplice e flessibile di DataSunrise.
Esistono numerosi requisiti per il controllo interno, la rendicontazione finanziaria e le divulgazioni. Spesso le aziende devono conformarsi a più di una normativa. Ad esempio, per il SOX, devi concentrarti sull’integrità dell’audit e della rendicontazione. Ma per HIPAA devi proteggere tutti i dati dei tuoi clienti per evitare la loro perdita. È sfidante e costoso se devi conformarti a entrambe le procedure contemporaneamente.
DataSunrise e Conformità SOX
DataSunrise ti aiuta a controllare, automatizzare e gestire la regolamentazione SOX con lo strumento di Conformità Regolamentare di Database.
DataSunrise garantisce una protezione completa dei dati nei database SQL e NoSQL con un’analisi della conformità, configurazione e applicazione delle politiche di sicurezza. DataSunrise dispone di una varietà di regole e politiche di sicurezza, tra cui mascheramento dinamico dei dati, audit dei dati, blocco dell’accesso non autorizzato e prevenzione delle SQL injection.
Inoltre, DataSunrise fornisce la generazione automatica dei rapporti. Ottieni i rapporti di audit, sicurezza, errori operativi su tutte le query ai dati sensibili, tutte le query non autorizzate e le operazioni fallite con dati sensibili. Scopri di più sul DDRC in azione.
Il software di sicurezza dei Dati & Database DataSunrise assicura la conformità a numerose normative come SOX, HIPAA, GDPR e altre. Offriamo una gamma di soluzioni di audit e sicurezza dei dati per aiutarti a soddisfare diverse obbligazioni, dall’audit dei dati alla sicurezza dei dati su cloud o on-premises. L’implementazione del software DataSunrise ti consente di concentrarti sulla tua attività e risparmiare tempo e budget.